Un webinar es un seminario online, generalmente gratuito, que se puede seguir en directo o bajo demanda desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Cómo crear formatos eficaces y sacarles el máximo partido desde una perspectiva formativa y empresarial .
Tabla de contenidos
Un webinar es un evento interactivo online que permite comunicar, presentar y compartir información en tiempo real a través de Internet. También se define como videoconferencia y, como tal, tiene una audiencia más o menos numerosa, según el tipo de evento.
Suele utilizarse con fines educativos, de formación o promocionales. Durante un webinar, los asistentes pueden seguir una presentación, escuchar a un orador, hacer preguntas e interactuar con otros asistentes a través del chat u otras funciones de comunicación. Los webinar son una forma eficaz de llegar a una gran audiencia global sin la necesidad de viajar físicamente a un lugar específico.
¿Qué significa Webinar?
Webinar es un neologismo que nace de la unión de dos términos ingleses: web y seminario. Sin embargo, estas sesiones educativas o informativas, a las que se puede acceder de forma remota desde cualquier dispositivo conectado a Internet, también se han convertido en herramientas útiles de marketing digital para cualquier persona implicada en la organización de eventos online.
¿Qué es un webinar y cómo participar?
Suelen ser eventos online gratuitos que se pueden seguir en directo. Para participar no es necesario ningún conocimiento técnico: basta con inscribirse rellenando un breve formulario de inscripción o recibir una invitación directa de la empresa que organiza el seminario.
Un webinar es una reunión o presentación online realizada a través de Internet en tiempo real, un evento online capaz de conectar a personas de todo el mundo. Esta característica, es decir, romper barreras físicas y conectar de forma sencilla e inmediata, lo convierte en una herramienta de marketing eficaz y lo ha transformado en un canal de comunicación imprescindible -como, en general, todos los eventos digitales- durante el periodo de confinamiento, una época en la que las conferencias físicas, los seminarios presenciales y las ferias comerciales estaban prohibidos.
Tipos de seminarios web
Existen diferentes fórmulas de webinars, que van asociadas a distintos grados de interacción y flexibilidad de uso, que pueden utilizarse en función de necesidades y objetivos de comunicación específicos:
- Webinar en vivo: Los ponentes o los presentadores realizan la presentación en tiempo real y los participantes siempre pueden interactuar en el momento a través de un chat. Este tipo de webinar se recomienda para mantener la atención e interés de los usuarios, ofreciéndoles la oportunidad de interactuar con el orador y recibir retroalimentación inmediata.
- Webinar automatizado: Se graba previamente y se transmite más adelante. Aunque la presentación se grabe, los participantes aún pueden hacer preguntas en el chat y recibir respuestas en tiempo real. Este seminario web es adecuado si el objetivo es permitir al usuario verlo cuando lo prefiera, a su ritmo.
- Webinar Just In Time (JIT): una subcategoría de seminarios web grabados a los que los participantes pueden acceder cuando se registran o cuando les convenga. Este tipo de webinar es especialmente útil para satisfacer las necesidades de los usuarios que tienen poco tiempo disponible, que pueden conectarse en el momento preciso del inicio, seguir un rato y luego retomar el uso del evento en un momento posterior.
Las principales características del Webinar
La principal característica de los webinars en vivo es la interactividad y la posibilidad de discutir, enviar y recibir información en tiempo real, gracias a la posibilidad de compartir pantalla, grabar intervenciones para poder revisarlas más tarde, intervenir con preguntas en el chat y crear sesiones reales virtuales. Pizarras donde explicar conceptos y tomar notas.
Otra ventaja que no se debe subestimar es la reducción de costes y el mínimo esfuerzo organizativo, ya que no es necesario invertir presupuesto y tiempo en alquilar locales, elegir catering y organizar traslados: celebrar una conferencia es tan fácil como hacer clic con el ratón, simplemente Elija la plataforma adecuada e invite a la audiencia más adecuada.
Precisamente por esta facilidad de acceso, paradójicamente, consigue reunir a casi más personas que un evento físico: por lo tanto, junto con un menor coste/esfuerzo organizativo, también aporta más invitados para acceder. Y no sólo eso, también conduce a una mayor interacción, porque la posibilidad de hacer preguntas a distancia, quizás con la cámara apagada, hace que incluso las personas más tímidas sean proactivas, que nunca se levantarían para hacer una pregunta en una sala llena de gente.
Cómo funciona el webinar: acceso e interacción
Normalmente, poco antes del inicio del webinar recibes un correo electrónico que contiene el enlace que te permite conectarte y acceder a la plataforma elegida para ver las presentaciones de los ponentes. El orador presenta su presentación, a menudo acompañada de diapositivas para compartir pantalla.
Para cualquier persona que esté registrada, como se mencionó anteriormente, la participación suele ser gratuita, excepto en los casos en que los webinars sean reuniones privadas y requieran el pago de una tarifa de admisión.
Una vez iniciado el webinar, es posible intervenir con preguntas directas o, como se utiliza hoy en día para la ‘etiqueta digital’, no interrumpir al ponente sino escribir sus preguntas en el chat: al final de la intervención, los ponentes se comprometen a responder a todos, a menudo con la ayuda de un moderador de la sala virtual.
Un webinar puede durar de una a dos horas, normalmente no más, y la grabación permanece disponible incluso después de la transmisión en vivo, convirtiéndose en contenido premium de gran valor, convenientemente utilizable en cualquier momento.
Qué plataforma elegir para impartir seminarios web
Las plataformas que le permiten impartir seminarios web pueden ser gratuitas o de pago. Las plataformas gratuitas suelen imponer límites al número de participantes y a algunas funciones. Las plataformas de pago, por el contrario, ofrecen múltiples conexiones de usuarios (incluso miles) mediante una suscripción y muchas funciones útiles, como el control de dirección de vídeo y audio.
Zoom
Se ha vuelto muy popular en los últimos años y se utiliza para seminarios web, conferencias, reuniones virtuales y más. Ofrece funciones gratuitas que incluyen compartir pantalla, chat, grabación, notas, correo electrónico y calendario, participación de hasta 100 personas durante 40 minutos. La versión de pago de Zoom incluye 4 planes: Zoom Pro, con 30 horas de videoconferencia; Zoom Business, abierto a 300 participantes por videoconferencia durante un máximo de 30 horas al mes; Zoom Business Plus y Zoom Companies, que tienen planes personalizados según las necesidades comerciales.
GoToWebinar
Plataforma Webinar creada por LogMeIn. Ofrece herramientas para organizar seminarios web interactivos, gestionar registros, atraer al público con encuestas y preguntas, y mucho más. El plan de precios ofrece cuatro soluciones: básico hasta 250 participantes; Estándar hasta 500 participantes; Pro hasta 1.000 participantes; y Enterprise hasta 3.000 participantes.
Cisco WebEx
Es otra plataforma popular para seminarios web. Ofrece funciones como videoconferencia, uso compartido de pantalla, chat, encuestas y grabación de seminarios web. El plan gratuito le permite albergar hasta 100 participantes con un límite de 40 minutos por seminario web; el plan Webex Starter tiene hasta 150 participantes y 30 horas de transmisión mensual; El plan Webex Business aprueba hasta 200 participantes. Finalmente, el plan Webex Enterprise para hasta 1000 participantes está hecho a medida.
Microsoft Teams
Es una plataforma de comunicación y colaboración empresarial que también incluye funciones para organizar seminarios web. Es especialmente útil si ya utiliza Microsoft Office y desea integrar seminarios web con otras actividades de trabajo en equipo.
Hay tres planes disponibles: Microsoft Teams Essentials con conexiones para hasta 300 personas y 30 horas de transmisión; Microsoft 365 Teams Business Basic que incluye siempre 300 usuarios, pero también tiene 1 TB de espacio de almacenamiento en la nube y, por último, Microsoft 365 Business Standard que incluye la función de alojamiento de webinars siempre para 300 usuarios y 30 horas de transmisión.
Livestorm
Plataforma de webinars basada en la nube con funciones de participación de la audiencia, uso compartido de pantalla y grabación. También ofrece integraciones con herramientas de marketing y CRM. Tiene una versión gratuita que limita el acceso a 10 personas, un plan Premium que posee una versión de 250 personas hasta 1.000 participantes. A partir de 3000 participantes, tendrás que elegir el plan Enterprise con costos personalizados.
Cómo implementar este formato en tu plan de marketing
Por lo general, el seminario web en línea ofrece capacitación sobre un tema o tema en particular, y los participantes, al igual que en un aula, siguen la «lección» del orador en una sala virtual.
Pero hay muchas necesidades de comunicación que se pueden gestionar en formato webinar, por ejemplo:
- Charlas de formación y educación a distancia.
- Ruedas de prensa con periodistas.
- Conferencias y mesas redondas.
- Presentaciones de nuevos productos.
- Presentación de resultados de estudios de mercado y análisis sectoriales.
- Discursos institucionales, como los gubernamentales que presenciamos durante la emergencia.
- Talleres prácticos y laboratorios interactivos.
¿Por qué incluir seminarios web en sus planes de generación de leads?
Utilizar webinars para realizar Lead Generation es una excelente estrategia porque permite implementar un tipo de comunicación altamente profesional, exhaustiva y a la vez dinámica e interactiva.
La marca que realiza un webinar se presenta de manera autorizada, pero disponible para dialogar con posibles clientes interesados. No es casualidad que el Content Marketing Institute la incluya como la segunda herramienta en cuanto a capacidades de conversión, sólo superada por los eventos y reuniones en persona.
Durante un webinar es posible crear una conexión muy poderosa con los participantes y comenzar una relación real. Se trata de confianza y construcción de relaciones, por eso se acerca más a las reuniones presenciales.
El webinar también permite atraer sólo a participantes que estén realmente interesados en el tema tratado. En un flujo continuo de sobrecarga de información, el filtro es múltiple y va desde la página de registro, a la página de agradecimiento, hasta la participación real. No menos importante, es un tipo de contenido que cuenta con un funnel muy versátil, ya que se integra perfectamente con otras diversas herramientas tanto como producto front-end como de nivel más avanzado e incluso como producto de pago.
El papel de los seminarios web en el marketing B2B
Tanto Digital360 como ofrece también un plan de servicios para la organización de eventos digitales, especialmente en el sector B2B, y ha desarrollado un kit de intervención real para digitalizar las citas ya inscritas en el calendario en lugar de cancelarlas, convirtiendo cualquier discurso en seminarios web, seminarios y conferencias.
Digital360 ha organizado y sigue organizando cientos de webinars para sus clientes, cuidando todos los aspectos, empezando por los contenidos.
Miles de usuarios pudieron escuchar expertos y testimonios sobre los más diversos aspectos de la transformación digital, sin que nadie salga de casa u oficina, respetando las normas de seguridad. Una oportunidad única para profundizar tus conocimientos e interactuar en directo con los ponentes, a través del chat.
